WorkFlowy

「リストのリスト」であるWunderlistと、「単一のツリー」であるWorkFlowy

「単一のツリー」としてのWorkFlowy

以前書きましたが、現在、プロジェクト管理にWorkFlowyを利用しています。

WorkFlowyの長所は軽快な動作とモバイル統合、そして素早い検索などが挙げられます。WorkFlowyはいわゆるアウトラインプロセッサで、アウトラインが一つしか作れない代わりに、Zoom In機能でアウトラインの一部だけを表示でき、さらにスターを付けたページを遷移できるようになっています。

いわば、全体が一つの巨大なツリー構造を成しており、その「枝」が各々のプロジェクトに該当するわけです。

この方式の利点は、串刺し検索が容易な点と、高い一覧性にあります。一方で、ツリーが巨大になってくると、一覧性が高すぎて見通しが悪いことが欠点といえます。「全てを折り畳む(collapse all)」のショートカットがないため、この欠点がますます重大になってきます。

「リストのリスト」としてのWunderlist

中でもWunderlistについては、タスクの暫定的な置き場である受信箱(Inbox)が存在するため、どのプロジェクトにも属さない(所属が決まっていない)タスクを受け止めることができることが利点といえます。対するWorkFlowyでは、特にiOSアプリにおいてスターページの遷移機能がないため、目的の「枝」にたどり着くまでが面倒です。

「ツリー構造」と「リストのリスト」の違い

これは、ツリーとリストという設計思想の違いといえます。

ツリー構造であるWorkFlowyは、タスク同士の関係を柔軟に表現することができ、サブタスクのみを非表示にしたりすることも簡単です。また、タスクの分割/結合が(単なる改行またはバックスペースによって)可能で、いわゆるタスク分解に好適であると言えます。

一方、リストのリストであるWunderlistは、プロジェクトとタスクを明瞭に区分けし、タスクの全体像の把握を容易にします。また、個々のタスクに詳しいメタ情報を付与することもできます。

単に両者の使い分けで考えるなら、WorkFlowyは無料プランだと月間のアイテム数に上限があるとか、Wunderlistでは通知ができるとか明らかな違いがあるのですが、タスクに関する解釈の違いもあるように思います。

つまり、タスクの流れを予定を直線的にこなすものと考えるか、常に変化し続ける思考そのものと考えるかの違いです。TaskPaperのクローンであるTaskMatorは後者に近い設計思想を持っていますが、ZoomとExpand/collapseを前提に設計されているWorkFlowyはより極端に、タスクの追加/実行というより編集を重視しています。

個人的には、抱えているプロジェクトの多くが創作活動やそれにまつわるリサーチに分類できるため、WorkFlowyの設計思想に共感を覚えます。

WorkFlowyの使い方を工夫

要するに、WorkFlowyで「プロジェクトのリスト」を簡単に見ることができれば問題は軽減されるわけです。

そこで、トップレベルのアイテム全てに#projectsのタグを付けてみました

#projectsタグ

これで、#projectsタグをクリック、ないし検索欄に入力することでプロジェクトを一覧でき、管理が大幅に楽になります。

一方で、検討の余地がないタスクについては、ToodledoやWunderlistなど、他のタスク管理システムに転記したほうがよさそうです。

また、中心的なプロジェクトについては、ウインドウを分割して固定表示しておくと便利です。Macなら、WorkFlowyをFluidでネイティブアプリ化してやると、ウインドウ分割が簡単にできます。

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WorkFlowyのちょっと便利なミニテクニック集

タグ一覧を書く

タグ一覧

昔からあるテクニックですが。最上位など、見やすいところに使用するタグをまとめて書いておきます。こうすることで、アクセスも把握もしやすくなります。

(タグ)検索結果のURLを取得する

WorkFlowyのURL

例としては、

  • https://workflowy.com/#/?q=検索ワード
  • https://workflowy.com/#/?q=%23prompt%2B

他のアプリから簡単アクセス。例えば、Toodledoのノートに記述しておくと特定ワードやタグのチェックをタスクとして管理しやすくなります。

URLスキームを活用してiPhoneからアクセス

iPhoneのUAでは、Web版のWorkFlowyを表示することができません。しかし、Mercury BrowserなどのUAを変更する機能を持つブラウザアプリを利用すれば、検索結果ページを直接開いたりできます。

Mercury BrowserのURLスキーム名はmercなので、WorkFlowyのトップにアクセスするURLはmerc://workflowy.com/になります。

WorkFlowyのiPhoneアプリではエクスポートなどができませんが、この方法なら利用できます。なぜか、フォーマット選択ではなく、シフトキーで複数行選択したのと同じ状態になりますが…

資料を添付

Evernoteのノートリンクとか、Dropboxの公開リンクなどを貼り付ければ、長文のノートや画像なども付けられます。

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WorkFlowyのiOSアプリ操作まとめ

WorkFlowyはデスクトップ端末とiPhoneのスムーズな連携がウリですが、iOSアプリのUIはかなりクセがあります。そこで、わかりにくいコマンドについてまとめます。

わかりにくい操作

インデント/逆インデント

スワイプ操作はできません。テキスト編集中に、左上の左右矢印ボタンのみです。

アイテムの削除

削除ボタンはありません。テキストを全て削除してから、更にキーボードのデリートを押すと削除されます。

文字入力完了

思わずCompleteを押しそうになりますが…

入力中のアイテムとは別のアイテムをタップです。これが一番直感的じゃないと思う。

並べ替え

キーボードが表示されていないときに文字を長押し。行頭の黒丸だとズームインにしかなりません。

テキスト装飾

WorkFlowyでは、実は太字/斜体/下線の装飾フォーマットが利用できます。PCではショートカットキーですが、iOSではテキスト選択時のコンテクストメニューから実行できます。

利用できない機能

スター

Mercury BrowserなどのUAを変更できるブラウザでアクセスすれば取ったりはずしたりはできますが、スター付きブランチ間の切り替えは無理です。

エクスポート

Mercury Browserとかからアクセスすればできますが、フォーマットはプレーンテキストのみです。

先頭に移動(iOS)

WorkFlowyの機能とは違いますが。

iOSアプリでは、一般にタッチパネル最上部をタップすると「頭出し」ができるものが多いです。

WorkFlowyではこれができないため、大きいブランチからホームに戻る際、「home」をタップするために一生懸命スクロールする羽目に陥ります。

注意点

日本語キーボードでのタグ入力

日本語で入力する場合、#含めて一気に確定すると消えてしまいます。
そのため、英語キーボードを利用するか、#を確定してから残りを入力する必要があります。

たまにヘンだよWorkFlowy

WorkFlowyは優れたUIで名高いですし、基本的には私もそれに賛成ですし、アップデートによる改善も著しいのですが、iOS版はおっくれてるぅぅぅ感がヤバいです。

特に、スワイプコントロールを一切採用しないところに狂気を感じます。スワイプで削除させてよ。実装難しいのかもしれないけどさ!

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fluidでウェブアプリをMacアプリ化

WindowsでのChromeアプリ

現在、タスク管理のためにToodledoとWorkFlowyを利用しています。

これらのサービスにはChromeアプリが用意されており、Windowsから快適に利用できます。というか、Toodledoのデスクトップクライアントが全部酷いので、Webが一番いいです。

Chromeアプリのいいところは、独立ウインドウとして扱える点です。このため、Alt+Tabで呼び出したり、タスクバーに常に表示させたり、Bluewindから呼び出したりもできます。

ChromeアプリであるからにはMacでも利用できるわけですが、Macでは切り替えがアプリ単位なので、Windowsと同じようにはいきません。というか、ほとんど意味ありません。

そこでFluid

Fluidは、ウェブサイトを独立したアプリにすることができるMacアプリです。これを利用すれば、Cmd+Tabで切り替えたり、Alfredから呼び出したり、Windowsと同じ感覚で利用できます。

利用方法

Fluidをインストールして起動すると、こんな画面が表示されるので、URLを入力してやるだけです。

すると、.app形式のファイルになるので、アプリケーションフォルダに保存してやればすぐ利用できます。

他にアプリ化してみたもの

  • Evernote

    同期なんぞしたらストレージがパンクするわ!というMacBook Airで。ただ、毎週サインインするのがめどい。

  • Wri.pe

    エディタ系はなかなか良い。

  • Simplenote

    プレビューさせろやゴルァ!という心の叫び。

  • Gmail

    結局メールクライアント使うと送受信動作が鬱陶しいんだわ。

タスク管理ツールの使い分け:Toodledo,WorkFlowy,nvALT

タスク管理のやり方を再検討してみた

Toodledoを知って以来、とりあえずタスクを全部Toodledoにぶち込むスタイルでしばらくやってみたのですが、そのうちうまく回らなくなってきました。

最大の問題は、そのうちやるべきだが、それは今すぐでもないし別に期限もないというタスクの扱いです。GTD的には週次レビューとかやってどうにかせいという話なのでしょうが、Toodledoではタスクの全体像が見えにくいので、どこから手を付けたものだかわからなくなるのです。

さらに、調べ物とかアイデアとか、とにかくメモというメモをnvALTにぶち込んだところ、これまた緊急度は低いがちゃんと片付けたほうがハッピーなメモが埋もれるという事態が発生しました。タグで管理すればよさそうですが、nvALTには単体でタグ検索ができないという意味不明な欠点があります。(そんなわけねーだろと思って色々調べましたが、どうも本当にできないようです。全文検索にタグ名が引っかかるだけ)

これはもう運用で解決すべきではないと思い、改めてタスク管理のあり方を見直してみたところ、使用するツールは以下の3つになりました。

  • Toodledo
  • WorkFlowy
  • nvALT

Toodledo:「すぐやること」と「繰り返しやること」

Toodledoの最大の長所は、柔軟な繰り返しルールと、豊富な他ツールとの連携です。

ゴミ出しとか散髪とかソシャゲーのログインとか、定期実行するタスクを管理するには、これ以上の(無料)ツールはありません。また、チェックリスト型のツールであり、登録方法が簡単かつ多様であることから、買い出しなどのすぐ終わるタスクの管理にも適します。

これらのタスクはToodledoに放り込んだ上で、Toodledo自体の通知機能や、Googleカレンダーへの連携などで処理します。

また、ToodledoはRSSフィードを発行できますので、これをIFTTT経由でDropboxのテキストファイルに追記していくことにより、nvALTにも読ませることができます。

運用上は、とにかく毎日リストを空にすること。そして、実行できなかったタスクを必ずリスケジュールすること。そして、それができる範囲でしか登録しないこと。入りきらないものや緊急性の低いものは、WorkFlowyに回します。

WorkFlowy:「そのうちやること」と「ちょっとずつやること」

WorkFlowyはタスク管理寄りのアウトラインプロセッサです。デスクトップ端末とiPhoneでスムーズに連動でき、ズームインする動きが素晴らしく、巨大なツリーを快適に管理できます。

これは、緊急度の低い大量のタスクを管理するには、明らかにToodledoより適しています。目的ごとにブランチを作成してタスクを記述していき、全体像を把握しながら取り組んでいくことができます。アウトラインプロセッサですから、取り組む順番の表現も容易です。

また、タグ機能を活用することで、さらにタスクの絞り込みが可能です。例えば、「出先」「自宅」などのいわゆるコンテクスト、「要調査」「調査済み」などの状況に応じたタスクを付けることで、容易に状況把握ができます。

さらに、WorkFlowyはWebアプリですから、例えば「タグ検索結果のURL」などが存在するわけで、これらをToodledoのノートなどに書き込むことで、アクセス経路を増やすことができます。

ただし、いくらズームインによる絞り込みが容易とはいえ、あまりに重要度の低いタスクまで入れるべきではありませんから、そういったものはnvALTに落とします。最近複数行選択からのコピー/カットができるようになったので、コピペも簡単です。

nvALT:あらゆる「メモ」

nvALTは、高速な全文検索と多様なノート作成機能、Markdownサポートにより、メモ取りには最適のアプリです。実体はDropbox上のテキストファイル(またはSimplenote)ですから、iPhoneからのアクセスも容易です。

ToodledoもWorkFlowyも、当然長文のメモを書き込むには適していませんから、とにかくメモというメモは全てnvALTに記述しておき、すぐに検索できるようにします。もっとも、あまりにメモが増えすぎると混乱してきますので、役目を終えたものからEvernoteに送り込み、nvALTからは削除してしまいます。nvALTに存在するのは、「アクティブな」メモだけです。

一応タグ機能はありますが、実際に検索するときはToodledoまたはWorkFlowyを見ながらですから、神経質にタグを付けることはありません。ただし、タスクという形に結びつかない創作メモなどは、容易に一覧できるようにタグを付けておきます。

運用基準

Toodledo>WorkFlowy>nvALTの順で緊急度が下がります。

Toodledoに登録するタスクは、とにかくすぐやるもの。その日のうちに終わらないタスクはそもそも登録しません。

WorkFlowyに登録するタスクは、進捗と期限を意識するもの。状況はタグで管理できるようにし、気が付いたときにやればいいようなタスクはnvALTに落とします。

nvALTには、進行中のタスクに関するメモを記述しておきます。タスクが完了した場合、関連するメモは全てEvernote送りにします。定期的に確認すべきメモにはタグを付けておき、メモを確認する行為を、必要であればToodledoまたはWorkFlowyに登録しておきます。

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