Toodledo

「Toodledo的」と「TaskPaper的」なタスク管理について

以前、このようなツイートをしたことがあった。

  • 4月 13

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この思考をもう少し突き詰めてみようと思う。

Toodledo的なタスク管理

Toodledoの本質はデータベースである。各々のタスクは、「期限」「重要度」「繰り返し間隔」「完了」などの情報を持っており、実際に表示されるタスクリストは、データベースから何らかの条件によって抽出されたものに過ぎない。

また、このデータベースはウェブ(クラウド)サービスとして存在するため、あらゆるデバイスから、または様々なアプリケーションからアクセスすることができる。

さらに、ウェブサービスであるから、インポート/エクスポート、または新規タスク登録の方法が多様である。メールでの登録、カレンダーへの表示などを利用することができる。IFTTTを利用すると、完了タスクをEvernoteなどに保存していくことも容易だ。

そして非常に重要な点として、通知が得意である。タイミングも細かく指定できるし、通知の方法もiOSアプリ、メールなどが選択できる。

これらの特徴を総合すると、メンテナンスフリーという考え方が浮上してくる。すなわち、入力した各種データに基づいてタスクリストが自動生成される。タスクの登録と実行が分かれており、実行段階では、生成されたタスクリストに基づいて、淡々とタスクを消化していけばよい。

一方で、データベースであるということは、データの実体が人間が読むようにできていないということを意味する。タスクの内容を少し書き換えるのも少々手間だし、「見やすく並べ替える」というだけのことを実現するのに、開始時刻等のデータを編集する必要がある

なお、この考察においては、GTDの考え方は排除する。GTDとはメソッドであってツールではなく、Toodledoというツールの特徴とは必ずしも一致しない。GTDはToodledoを使わなくてもできるし、Toodledoを使うからといってGTDをしなくてもよい。

TaskPaper的なタスク管理

TaskPaperは、本質的にはテキストエディタ、またはアウトラインプロセッサである。TaskPaperが取り扱うのはプレーンテキストであって、データベース的なメタ情報が付加されてはいない。TaskPaperは単に、ある規則に基づいたテキストを、メタ情報として解釈するに過ぎない。

テキストは、人間が記述・判読可能なフォーマットである。究極的には読んで理解できればいいのであって、所定のフィールドに適切なフォーマットのデータを収めるようなことは必要ない。見やすいように書き、見やすいように並べればよい。

言い換えれば、「編集」が容易だということになる。タスクリストを読みながら、作業工程そのものをリアルタイムに構想しつつ、それに応じてタスクリストを書き換えることができる。タスクBの次にタスクAを実行したいのであれば、そう書けばよいのだ。

以上の特徴から、リアルタイムレビューという考え方が浮上する。つまり、タスクの登録と実行がシームレスであり、タスクをこなしながらも、常にスケジュールとリストを修正することが容易にできる。

一方で、TaskPaperはあらゆる自動的処理を苦手とする。つまり、タスクリストの自動生成や、適切なタイミングでの通知である。

データベースからタスクリストを生成する

以上の考察から、「Toodledo的なもの」と「TaskPaper的なもの」、それぞれの特長が浮かび上がってくる。

  • Toodledoはタスク総体の管理を得意とする。タスクの登録はToodledoに対して行うべきである。
  • TaskPaperは実行中タスクリストの管理を得意とする。タスクの実行はTaskPaperを見ながら行うべきである。

すなわち、ToodledoからTaskPaperへタスクリストを書き出すことが理想であり、なおかつ、それは自動的であってほしい。

次回以降、データベースからタスクリストを自動生成する方法について検証していく。

Toodledoにメールでタスク登録するAlfred Workflow作ってみた(α)→もうあった

実際やってみたらあまりの簡単さに震えている。

AlfredからToodledoにタスク登録したかった

Alfred2 Powerpackを導入すると、一通りのことはAlfredからしたい、できろという病気に高確率でかかります。Toodledoを使っているので、当然タスク登録くらいはできるようにしておきたいものです。

しかし現在、そのものズバリのToodledo Workflowは公開されていないようです。リマインダー経由で登録できるようにしたり、WorkflowがあるWunderlistへの乗り換えを検討したりもしたのですが、前者はいちいちリマインダーが起動するのがウザい、後者は肝心のWorkflowの挙動が猛烈に怪しいと、早晩諦めました。

そこで、Alfred病の第二段階、Workflowの自作に取り掛かることにしました。Toodledoはメールからのタスク登録が可能なので、変にややこしいことをしなくても、メールさえ送れればいいのです。

1.Postfixでコマンドラインからメールが送れるようにする

上記記事を参考に、以下の内容を実行してメール送信ができるようにしました。なお、環境はMavericks(10.9.3)です。

  1. Gmailアカウント情報のデータベースを作成。
  2. main.cfを更新

これで、ターミナルからメールが送れることを確認しました。

2.Bashスクリプトでメール送信するWorkflowを作成する→もうあったよ!

というわけで、本文も入力できる素晴らしいWorkflowがあったので全て解決しました。

念のため補足。

  • Workflowをインストール後、スクリプトを書き換えて宛先アドレスを指定する必要がある
    • Alfred Workflowでは各アイテムをコピペできるので、キーワードを書き換えればいくらでも宛先の違うのを作れる
  • クエリを/で区切ると、後半が本文になる。

iOSリマインダーとToodledoの同期について簡単にまとめ

例によってAlfred2から

Alfred2にPowerpackを導入したことで、いろいろとワークフロー(Alfred用語でなく一般的な意味で)を見直しています。

AlfredからToodledoにタスクを登録したくてWorkflowを検索したのですが、現在はそのものズバリのワークフローは存在しないようです。他のタスク管理サービスのは色々あるんですけどね。

実はAlfred1向けのはあるんですが、そのままではAlfred2で利用できません。というか、Alfred1で利用するにも色々ハードル高いやつです。

そこで、暫定措置として、リマインダーとToodledoの同期を利用して、リマインダー経由でToodledoに登録することにしました。

Alfred2からリマインダーへの登録

前提として、以下のWorkflowを導入します。

これで、Macのリマインダーには簡単にタスクを登録することができます。

また、iCloudを利用して、MacのリマインダーをiOSに同期するようにしておきます。

iOSリマインダーとToodledoの同期

これはiOS版Toodledoアプリの機能です。

これをインストール、アカウント設定まで済ませます。

その後、アプリ内から、「設定 > Reminder Syncing」をOnにします。

Toodledo(iOS)とリマインダーを同期

これにより、リマインダー(Mac)→リマインダー(iOS)→Toodledo(iOS)→Toodledo(サーバー)への同期が成立し、全てのデバイスからアクセスできます。

注意点

ここで注意しなければいけないのは、あくまでリマインダー(iOS)→Toodledo(iOS)の同期であって、Macだけでは成立しないことです。

従って、まああまりいらっしゃらないでしょうが、iOSデバイスをお持ちでないマカーには利用できませんし、Toodledo(iOS)が同期しないと反映されません。

また、iOSの設定で、「設定 > 一般 > Appのバックグラウンド同期 > Toodledo」を有効にしていたとしても、アプリをアクティベートしないと同期しない場合があります。

Alfred2からリマインダーへの登録時にリマインダー.appが起動するのもうっとうしいですし、最近再構築したばかりですが、タスク管理サービスの乗り換えも検討したほうがいいかもしれませんねえ。

fluidでウェブアプリをMacアプリ化

WindowsでのChromeアプリ

現在、タスク管理のためにToodledoとWorkFlowyを利用しています。

これらのサービスにはChromeアプリが用意されており、Windowsから快適に利用できます。というか、Toodledoのデスクトップクライアントが全部酷いので、Webが一番いいです。

Chromeアプリのいいところは、独立ウインドウとして扱える点です。このため、Alt+Tabで呼び出したり、タスクバーに常に表示させたり、Bluewindから呼び出したりもできます。

ChromeアプリであるからにはMacでも利用できるわけですが、Macでは切り替えがアプリ単位なので、Windowsと同じようにはいきません。というか、ほとんど意味ありません。

そこでFluid

Fluidは、ウェブサイトを独立したアプリにすることができるMacアプリです。これを利用すれば、Cmd+Tabで切り替えたり、Alfredから呼び出したり、Windowsと同じ感覚で利用できます。

利用方法

Fluidをインストールして起動すると、こんな画面が表示されるので、URLを入力してやるだけです。

すると、.app形式のファイルになるので、アプリケーションフォルダに保存してやればすぐ利用できます。

他にアプリ化してみたもの

  • Evernote

    同期なんぞしたらストレージがパンクするわ!というMacBook Airで。ただ、毎週サインインするのがめどい。

  • Wri.pe

    エディタ系はなかなか良い。

  • Simplenote

    プレビューさせろやゴルァ!という心の叫び。

  • Gmail

    結局メールクライアント使うと送受信動作が鬱陶しいんだわ。

タスク管理ツールの使い分け:Toodledo,WorkFlowy,nvALT

タスク管理のやり方を再検討してみた

Toodledoを知って以来、とりあえずタスクを全部Toodledoにぶち込むスタイルでしばらくやってみたのですが、そのうちうまく回らなくなってきました。

最大の問題は、そのうちやるべきだが、それは今すぐでもないし別に期限もないというタスクの扱いです。GTD的には週次レビューとかやってどうにかせいという話なのでしょうが、Toodledoではタスクの全体像が見えにくいので、どこから手を付けたものだかわからなくなるのです。

さらに、調べ物とかアイデアとか、とにかくメモというメモをnvALTにぶち込んだところ、これまた緊急度は低いがちゃんと片付けたほうがハッピーなメモが埋もれるという事態が発生しました。タグで管理すればよさそうですが、nvALTには単体でタグ検索ができないという意味不明な欠点があります。(そんなわけねーだろと思って色々調べましたが、どうも本当にできないようです。全文検索にタグ名が引っかかるだけ)

これはもう運用で解決すべきではないと思い、改めてタスク管理のあり方を見直してみたところ、使用するツールは以下の3つになりました。

  • Toodledo
  • WorkFlowy
  • nvALT

Toodledo:「すぐやること」と「繰り返しやること」

Toodledoの最大の長所は、柔軟な繰り返しルールと、豊富な他ツールとの連携です。

ゴミ出しとか散髪とかソシャゲーのログインとか、定期実行するタスクを管理するには、これ以上の(無料)ツールはありません。また、チェックリスト型のツールであり、登録方法が簡単かつ多様であることから、買い出しなどのすぐ終わるタスクの管理にも適します。

これらのタスクはToodledoに放り込んだ上で、Toodledo自体の通知機能や、Googleカレンダーへの連携などで処理します。

また、ToodledoはRSSフィードを発行できますので、これをIFTTT経由でDropboxのテキストファイルに追記していくことにより、nvALTにも読ませることができます。

運用上は、とにかく毎日リストを空にすること。そして、実行できなかったタスクを必ずリスケジュールすること。そして、それができる範囲でしか登録しないこと。入りきらないものや緊急性の低いものは、WorkFlowyに回します。

WorkFlowy:「そのうちやること」と「ちょっとずつやること」

WorkFlowyはタスク管理寄りのアウトラインプロセッサです。デスクトップ端末とiPhoneでスムーズに連動でき、ズームインする動きが素晴らしく、巨大なツリーを快適に管理できます。

これは、緊急度の低い大量のタスクを管理するには、明らかにToodledoより適しています。目的ごとにブランチを作成してタスクを記述していき、全体像を把握しながら取り組んでいくことができます。アウトラインプロセッサですから、取り組む順番の表現も容易です。

また、タグ機能を活用することで、さらにタスクの絞り込みが可能です。例えば、「出先」「自宅」などのいわゆるコンテクスト、「要調査」「調査済み」などの状況に応じたタスクを付けることで、容易に状況把握ができます。

さらに、WorkFlowyはWebアプリですから、例えば「タグ検索結果のURL」などが存在するわけで、これらをToodledoのノートなどに書き込むことで、アクセス経路を増やすことができます。

ただし、いくらズームインによる絞り込みが容易とはいえ、あまりに重要度の低いタスクまで入れるべきではありませんから、そういったものはnvALTに落とします。最近複数行選択からのコピー/カットができるようになったので、コピペも簡単です。

nvALT:あらゆる「メモ」

nvALTは、高速な全文検索と多様なノート作成機能、Markdownサポートにより、メモ取りには最適のアプリです。実体はDropbox上のテキストファイル(またはSimplenote)ですから、iPhoneからのアクセスも容易です。

ToodledoもWorkFlowyも、当然長文のメモを書き込むには適していませんから、とにかくメモというメモは全てnvALTに記述しておき、すぐに検索できるようにします。もっとも、あまりにメモが増えすぎると混乱してきますので、役目を終えたものからEvernoteに送り込み、nvALTからは削除してしまいます。nvALTに存在するのは、「アクティブな」メモだけです。

一応タグ機能はありますが、実際に検索するときはToodledoまたはWorkFlowyを見ながらですから、神経質にタグを付けることはありません。ただし、タスクという形に結びつかない創作メモなどは、容易に一覧できるようにタグを付けておきます。

運用基準

Toodledo>WorkFlowy>nvALTの順で緊急度が下がります。

Toodledoに登録するタスクは、とにかくすぐやるもの。その日のうちに終わらないタスクはそもそも登録しません。

WorkFlowyに登録するタスクは、進捗と期限を意識するもの。状況はタグで管理できるようにし、気が付いたときにやればいいようなタスクはnvALTに落とします。

nvALTには、進行中のタスクに関するメモを記述しておきます。タスクが完了した場合、関連するメモは全てEvernote送りにします。定期的に確認すべきメモにはタグを付けておき、メモを確認する行為を、必要であればToodledoまたはWorkFlowyに登録しておきます。

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