Task management

FoldingTextによる「優先度で順次絞り込み」するタスクリスト

優先度の範囲指定をしたい

世の中にタスク管理サービス・アプリは数多あり、その中には、タスクの優先度管理ができるものもあります。

で、優先度が1とか10とか、(A)とか(F)とかするわけですが、優先度3以上といった条件で絞り込みができるものはあまりありません。

そこで、FoldingTextを利用して、優先度による順次絞り込みを行う方法を考えてみました。

インデントで優先度を表現する

以下のようなtodo.txtがあるとします。

スクリーンショット

今回は単純なMarkdownリストで、@doneタグで完了管理をしていますが、todo modeとかGithubフォーマットのタスクリストでもいいです。とにかく、優先度が低いものはインデントを深くすることにします。

なお、todo modeを利用する場合、インデントがちと面倒です。

ここで、1行目(全体の親アイテム)でCollapse by Levelを行うことで、優先度の低いものから順に隠していくことができます。

スクリーンショット

スクリーンショット

FoldingTextの操作方法全般については、以下の記事をご参照ください。

タスク管理っぽいメモアプリ「Fetchnotes」を試してみた


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Fetchnotes

タイムライン的メモアプリ

Fetchnotesは、Twitterなどのタイムラインに近いインターフェースを持つメモアプリです。ノート群はフィードと呼ばれ、フォルダ分けや階層はせず、主に検索によって管理されます。

1行メモしかできないようにも見えますが、普通に複数行の長文も記述することができ、フィードでノートをタップすると全文が表示されます。

さらに、Fetchnotesを特徴付ける機能として、以下のものがあります。

  • アーカイブ
  • リマインダー
  • ハッシュタグ
  • コンテクスト

さらに、これらがすべてプレーンテキストベースで管理され、またiOSアプリとウェブサイトで同期されることが、このアプリの特徴といえます。

アーカイブ

ノートを左スワイプすると、アーカイブに送ることができます。これにより、タスク管理的な利用ができます。

アーカイブが可能であるということは、当然アーカイブの閲覧/検索/ハッシュタグによる絞り込みが可能であるということになります。そのため、完了済みタスクを確認することができます。

リマインダー

Fetchnotesの最大の特徴といえるのが、このリマインダー機能でしょう。

リマインダーは、基本的に日付+時刻のテキストで記述します。例えば、today 22:00といった形で日時を記述すると、リマインダーを追加するか確認され、「Add Reminder」をタップすると追加されます。

英語のみなのが少々ツラいところですが、シンプルなテキストでリマインダーを設定できるのは魅力的です。

また、iOSアプリで時計アイコンをタップした場合や、上記の方法で日時を記述した場合、日時のサジェストが表示されます。

Dates Times
tonight, tomorrow, this weekend, next week, monday~sunday morning, noon, afternoon, night, am, pm, minutes, hours, days, weeks

このサジェストを利用することで、日時を高速に入力できます。例えば「tomorrow」「morning」をタップするとtomorrow morning at 9amと入力されます。

……が、Timesのminutes,hours,days,weeksの使い方が正味よく分からん。あくまで指定日時でのリマインダーであって時間見積もり等の機能はないはずなので、単に所要時間のメモを入力するためでしょうか。

ハッシュタグ

#hashtagsといった形でハッシュタグを記述することで、あるハッシュタグを含むノートを簡単に抽出することができます。

さらに特徴的なのは、複数のハッシュタグによる絞り込みが容易な点です。絞り込み結果でさらに別のハッシュタグをタップすることで、両方の八種タグを含むノートを絞り込むことができます。

コンテクスト

@username形式、または電話番号で、ノートを他のユーザに共有することができるようです。あまりタスク共有に適したインターフェースだとは思いませんが、一応。

不具合

iOS8で予測変換が導入されましたが、本来その位置にハッシュタグ/コンテクスト/リマインダーのアイコンがあるため、予測変換オンだとアイコンがどこかに吹っ飛びます。

というか、日本語の変換でも吹っ飛びます。

……うん、英語圏にも問題が飛び火したから、きっと直してくれると信じよう。

まとめ

ある意味、WorkFlowyに一番近いのかな? ウェブベースで検索重視で。WorkFlowyに比べると、フラットな分「振り分け」を考えずにガンガン追加していけるのと、何よりリマインダーがメリットですね。

導入も簡単だしブラウザで利用するなら環境を問わないので、メモ帳的なタスク管理を始めるには使いやすいのではないでしょうか。

iPhoneでテキストベースのリマインダーをセットするにはListacularだった


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Andrew McKinney

iPhoneでDropbox上のテキストから通知を受け取りたい


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Hog Bay Software

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Gina Trapani

最近タスク管理の方法を色々考えているのですが、その中でTodo.txtやTaskpaperといった、プレーンテキストベースのタスク管理メソッド(アプリ)も検討しました。

しかし、どうしても引っかかるのが通知を受け取れないこと。全部が全部通知したいならこの手のものはそもそも検討しませんが、中には通知したいものもあるわけです。それも、モバイルで受け取りたい。

AndroidならTaskerというのもあるそうですが、あいにくとiPhoneなので自由度の高い環境はない。なにかないかと探していたら、灯台下暗しというか、Listacularがまさにソレでした。

Taskpaper for iOSとしてのListacular

今年初めに、私も愛用するFoldingTextのHog Bay SoftwareがiOS向けアプリから撤退するという事件がありました。その際、iPhone用TaskPaperの代替アプリとして公式に提案されていたのがListacularです。Listacular側でも、TaskPaperフォーマットにアップデートで対応しました。

私もTaskPaperについて調べた際にその存在は知っていて、実際に試してもみたのですが、通知ができるというのは思いきり見落としていました。そこで、Listacularにおける通知機能と、他デバイスとの連携についてまとめてみます。

Listacularの通知機能

Listacularで普通にタスクを追加した後、左スワイプすると「期限」および「アラート」を設定することができます。下記の例は、txt形式でリストを作成しています。

期限

アラート

設定後のリスト

ベルマークをタップするとアラートを追加することができます。

期限を設定した場合、期限切れになると、ホーム画面のアイコンバッジやアプリ内でoverdueとして表示されます。さらにアラートを設定してある場合、iPhoneでプッシュ通知を受けとることができ、通知センターにも表示されます。

期限切れ

そして、このsample.txtをデスクトップ端末で開くと、以下のような内容になっています。

- test2 @due(2014-10-01 22:00)
- test  @remind(2014-10-01 22:00)

非常にシンプルです。ファイル実体は単なるDropbox上のテキストファイルなので、iPhoneの他のアプリから記述することもできますし、当然、デスクトップ側から追記することも容易です。

Macからの追加

最終的にListacularで通知を受け取れるようにするとして、デスクトップ側、特にMacからであれば、簡単にタスクを追加する方法は色々あります。

もともとこのタグフォーマットはTaskPaperのものなので、TaskPaperで作成したタスクリストをListacularに読み込ませれば、iPhoneで通知を受け取ることができます。

Todo.txtの場合、もともと期限フォーマットがありませんが、まあそんなのは勝手に書けばいいだけです。勝手に拡張できる自由度の高さが、テキストフォーマットの最大の魅力であるわけですから。

Alfred Workflowからの追加を考えるのであれば、TaskPaperフォーマットを利用したタイムトラッキングツールである、doing.txtが参考になります。

このままだとタグの括弧(bracket)がエスケープされてしまうので、スクリプトのEscaping: Bracketsのチェックを外します。すると、doing test2 @remind(2014-10-01 22:00)といった形でAlfredから入力すれば、アラート付きのタスクを追加できます。

(2014-11-04 追記)Listacular補助用Alfred WorkflowをGithubで公開しています。

ただし、めっちゃくちゃ不安定

どうもiOS8のせいなような気がしますが、不安定さがヤバいです。

  • 期限を設定するとき、時刻ドラムをタップすると100%フリーズ
  • 通知が来たり来なかったりする
    • ロック中は100%来ない
  • 期限を過ぎたときの反応が遅い
  • そもそもバックグラウンド同期しないっぽい

現状では頼り切れないと言わざるを得ない。

が、求める機能を備えていることは間違いないので、アップデートを注視していこうと思います。

(2014-11-04 追記)バージョン1.55アップデートで、上記不具合はほぼ解消しました。

ただし、バックグラウンド同期ができないのは相変わらずなので、他のデバイスからタスクを追加した場合、Listacularで手動同期する必要があります。

Todoistプレミアムを30日試用してみた

Todoistのプレミアム1ヶ月無料を利用してみた

一ヶ月間無料のTodoistプレミアムへのアップグレードへご招待いたします

このリンクをクリックするだけで無料のアップグレードをアクティベートすることができます: リスクや契約の強制もなくクレジットカードも必要ありません。

Todoistプレミアムでできること

13のプラットフォームでプレミアム会員になると、次のことができます:
Android, iPhone, Windows, Mac, …
タスクリマインダーをメールかショートメッセージで受信
詳細なメモをタスクに追加
ラベルの色分けで整理上手に
あなたの完了済みのタスクを表示
アクティブまたはアーカイブ済のタスクを即座に検索
あなたのカレンダーアプリでタスクを確認
さらに機能満載!

こんなメールが来たので、プレミアムを試用してみました。Todoistは無料プランでもまあ普通に使えますが、プレミアム専用機能が非常に多いので、検証結果をまとめます。

プレミアムと無料プランの比較

とりあえず以下参照。

プレミアム専用機能のうち特に重要なのは、タスクの検索、リマインダー、メールでタスク追加、カレンダー同期でしょうか。

いずれも、モバイル端末で利用する場合に特に重要と思われる機能です。個人的にはモバイルで活用したいので、ほぼプレミアム必須と考えています。

リマインダー

Toodledoなどと異なり、Todoistでは期限とリマインダーは分離されています。つまり、「今日のタスク」には、「期限が今日まで」のタスクは表示されますが、「今日の12時にリマインダーをセット」したタスクは表示されないわけです。

ただし、同日リスト内のソート順には、リマインダー時刻が影響します。リマインダーがセットされたものが上に固まり、さらに時刻によってソートされます。個人的には、リマインダーセットしてあったら嫌でも目にするんだから、そっちを下にして欲しいのですが。

Toodledoでリマインダーを設定しようとすると、まず期限、ついで期限のどのくらい前に通知するかを設定する必要がありめどいので、Todoistのシンプルな設計は好印象です。また、リマインダーが複数設定できるのもうれしいところ。

こういうところを見ると、Todoistの設計思想においては、実行順序や予定を厳密に定めるより、柔軟にこなすことが重視されているように感じられます。

ちなみに、位置情報によるリマインダーも試してみましたが、なんか絶望的に精度が低くてメゲました。なんで到着指定なのに帰るときに通知くるの?

メールでのタスク追加

Todoistのメール追加アドレスは、Projectごとに存在します。追加先のプロジェクトは、メールアドレスによって振り分けられるわけです。なお、ここでいうProjectにはInboxが含まれます。

どうなんだろうなあ、これ。Doit.imみたいに件名の構文でProject指定できるほうが絶対に便利だと思うけど。まあ、基本Inboxに登録して振り分ければいいんじゃないでしょうか。

んで、タイトルがタスク名、本文がメモになる、というのが基本です。そして、Todoistではタスクにファイルを添付することができまして、メールの添付ファイルが反映されます。が、iPhoneからの写真貼付メールは反映されませんでした。

これはiOSメールの写真貼付がHTML埋め込みだからだと思いますが、非常に惜しい。iOSアプリからなら写真を追加できますが、1枚ずつなんですよね。まとめて送りたい。

ちゃんと写真を「添付」できるメールアプリを使えばいいような気はしますが、めどいので検証していません。

タスクのインポート

Todoistにはインポート/エクスポート機能はありませんが、プレミアムのテンプレート機能を利用すると、1行1タスクのテキストファイル形式でのインポートが可能です。

つまり、期日等のメタ情報はインポートできないわけです。というか、そんなんだったら1行ずつ切り出してメール送信すれば…ってそれもプレミアムか。

カレンダー同期とSunrise Calendar

前述の通り、カレンダー同期(iCal形式)はプレミアム限定機能なのですが、Sunrise Calendarであれば、無料プランでも同期が可能です。

Sunrise CalendarはChrome App、Mac Appなどでマルチプラットフォームに利用できるので、けっこう魅力的です。しかし、iOSの通知センターに表示したりすることはできません。

繰り返しタスクのリスケジュール

Todoistでは、期日をテキストで指定することができます。

なお、区切りのスペースは全角でもイケます。

この構文を見ても分かるのですが、繰り返しタスクは「周期/間隔」と「開始日」という情報を持っています。

ここで、毎週 土曜日 開始 9月28日という期日のタスクを作ったとします。これは、初回が2014年9月28日(土曜日)で、以後毎週土曜日に実行されるわけです。

しかし、これが9月28日に実行できなかったため、iOSアプリの延期機能で、翌日29日に延期したとします。

つまり、毎週 土曜日 開始 9月29日という期日指定と同じ意味になりますが、この場合、初回は2014年10月4日(土曜日)です。つまり、29日のタスクとしては表示されません。

よって、「毎XX」指定のタスクが終わらなかった場合、延期せずに期限切れタスクとして残すべきということになります。「XX後」の場合は実行日が基準になるので、このようなことは起こりません。

iOSアプリにチェックボックスがない

最初から気になっていましたが、1ヶ月使ってみてやっぱり気になる。

どうやって完了するかというと、「タスクをタップ→『完了』をタップ」または「左スワイプ」のいずれかです。スワイプはまあ別にいいんですが、アニメーションが微妙に気持ちよくないんですよ。

なんというか、スワイプしたら跳ね返ってきて、元の位置に落ち着いてからアクションが認識されて、それから消えていく感じ。もっとこう、スワイプしたらそのまんま左の方に消えてってくれないかな! 完了させる楽しさが殺がれるんだよなあ!

繰り返しタスクを完了させると、次回スケジュールが表示されるのはいい感じなんですけども。

iOS8でテキスト表示が崩れるバグあり

Todoistテキスト崩れ

つらい。

アプリのアップデートで多少マシにはなってますが、現在リマインダー画面で文字が見えない事象が100%再現しており、ちょっとやってらんないなーって。

継続…しない

いろいろツッコミどころはありつつも、個人的には設計思想的に頷ける点が多いです。とは言え、テキスト崩れがつらすぎるので、さすがにこのタイミングでプレミアム継続する気にはなれず。

とりあえず、Any.doかTodo.txtに取り組んでみようかなーと思っております。

iOS8でウィジェット対応したタスク管理サービス「Wunderlist」「Doit.im」を比較してみた

iOS8でアプリを通知センターにウィジェットとして登録できるようになった

iOS7以前では、通知を出し続けるという怪しげかつ邪魔くさい方法でしか通知センターに任意のアプリを登録することができませんでした。

しかし、iOS8ではアプリをウィジェットとして登録することが可能になり、対応アプリでは、通知センターの「今日」欄への登録がクリーンかつ簡単に行えるようになりました。

(一方、通知センターに通知を表示し続けることはできなくなったため、「なんでも通知センターに登録できるランチャ」として人気だったMyShortcutsなどは利用できません。代わりに、そのものズバリのLauncherが登場しましたが。)

ともあれ。iOS8以降は「通知センターへのウィジェット登録ができるか」がある種のアプリの判断基準となります。特に、タスク管理アプリはそれが重要なジャンルでしょう。

ウィジェット対応しているタスク管理アプリ

2014/09/28現在、ウィジェット登録に対応しているタスク管理としては以下の二つがあります。

Wunderlist


ver. 3.1.0 - 無料( 仕事効率化 )
6 Wunderkinder

Doit.im


ver. 4.3.1 - 無料( 仕事効率化 )
Doit.im

いずれも、ウィジェットから「本日が期限」のタスクを閲覧、完了することができます。

一方で、タスク管理サービスとして比較すると、当然に様々な違いがあります。そこで、両者をiOSでの利用を中心に比較してみます。

Wunderlist

サービスの基本的な特色

Wunderlistの設計思想においては、タスクはデータベースというよりリストとして捉えられています。すなわち、タスクをInbox(受信トレイ)に集めた上で個々のリストに振り分けるという運用が基本になっており、リストを簡単に作成・管理できるようインターフェースが工夫されています。タスクの手動並び替えも可能です。

一方、弱点は設定項目の少なさです。特に繰り返し設定の弱さは顕著で、曜日ベースの繰り返し指定ができないというサービスは他にほとんどありません。

Doit.imとの比較では、タスク追加時に特殊記法による期限等の指定ができないのがつらい点です。

ただし、意外にもタスク名におけるハッシュタグ(#tagname)の記述と、それによる絞り込みは可能です。Workflowyっぽい。

iOSアプリの特徴

基本的な出来がよく、見やすさ、動作の軽快さ、UIのわかりやすさなど、高水準でまとまっています。リストビューにタスク追加フィールドがあり、ザクザクと追加していけるのは快適です。

また、URLスキームが充実しており、カスタムアクションをサポートするエディタ系アプリ(TextwellDrafts - Quickly Capture Notes)や検索・ランチャ系アプリ(Launch Center ProSeeq+ - 新世代検索ランチャー)などからタスクの追加等の操作が可能です。

プラン

Wunderlistの特色は、無料プランの強力さです。Proプランとの比較は以下ページにありますが、Pro特有の機能はまさに「+α」という感じで、多くのがユーザが無料プランで十二分に運用可能だと思われます。

応用

デスクトップ環境での応用を考えると、APIの仕様が気になるところですが、現在はAPIが公開されていないようです。

Alfred Workflowも公開されていますが、これはWunderlistアプリをコントロールするものであって、単体では機能しません。というか、入力しただけでWunderlistをアクティベートしやがって使い物にならないんですがそれは。

なお、CLIが公開されていたので試してみましたが、Issueにある通りで、まったく動きませんでした。というか、APIもないのに何をしてるのこいつ。

Doit.im

サービスの基本的な特色

サービスとしての大きな特徴は、Todoistとも近いテキストベースのタスク追加だといえます。

上記ページに記載された記法で、例えばゴミ出し today &tag #project ^21:00 @context !高度といった記述をすると、簡単に各種情報を登録することができます。

ただし、優先度の記述においては、言語設定が反映されることに注意する必要があります。英語設定の場合、ゴミ出し !Highという記述になります。

また、特徴的な機能としてNext Actionがあります。これは、実行期限は指定されていないが、速やかに実行すべきタスクを登録するものです。

つまり、OmniFocusにおける順次実行プロジェクトとは異なるということに注意する必要があります。

iOSアプリの特徴

Wunderlistと比較した場合、まず利点として挙げられるのが、ウィジェットからタスクの追加と残数表示が可能なことです。もっとも、追加については要するにアプリが起動して追加モードに入るだけなので、WunderlistでウィジェットからShow allするのと大して変わらんとは言えます。

しかし、iOSアプリの基本的な出来が悪く、細かくイラッとするポイントが多いです。特に気になるのが、クイック追加の重さと、タスクの詳細編集に2タップ必要な点ですね。

プラン

気になるのが無料プランの弱さです。

上記ページを見ても肝心な部分がよくわかりませんが、無料プランの特にヤバい点は、以下の3つでしょう。

  • 同期が24時間に1回
  • Mac/Windowsアプリ利用不可
  • メールでのタスク追加不可

まあウェブUIがあるんだからアプリは我慢できますが、iOSアプリにはURLスキームが用意されていないのに、メールで追加もできないのはつらい。

それより何より、同期が1日1回は論外でしょう。マルチプラットフォームで利用する場合、Proが必須と言えます。まあ、料金自体は安いのですが。($2/月、$20/年)

応用

APIが公開されており、コマンドライン操作が可能です。なんと、公式のAlfred Workflowも公開されています。

日付を見ると、Z BLOG記事のわずか3日後にAPIが公開されたようですね。

まとめ

  • 無料ならWunderlist一択
  • MacではDoit.imに最強感ある
  • どっちも位置情報による通知ができないの気になる
  • Todoistの表示不具合がなければなあ

タスク管理メソッド「Todo.txt」について勉強してみた

世にあまたあるタスク管理ワザの中でも、Todo.txtはダントツで正体不明だと思います。そこで、こやつの正体についてまとめてみます。

タスク管理「メソッド」であるTodo.txt

Todo.txtの概要について、ライフハッカーの記事がまとまっています。

Todo.txtとは、特定のツールではなくメソッドを指します。その要点は、以下のようなものです。

  1. すべてのタスクをひとつのテキストファイル(Todo.txt)にまとめる
  2. 定められたフォーマットに基づいてタスクを記述する
  3. 使うツール(アプリケーション)は自由

1についての理解は容易でしょう。ここでは2,3について詳しく述べます。

定められたフォーマット

Gina TrapaniによるTodo.txtのフォーマットは以下の3つです。

  • 優先度
    • 行頭に(A)の形で記述
    • A~Zで優先度を表現
  • プロジェクト
    • 行中に+hogehogeの形で記述。
  • コンテクスト
    • 行中に@hogehogeの形で記述。

これが絶対というわけではありませんが、Todo.txtメソッドに基づく馘首ツールは、この記法を解釈できるようになっています。

さらに、ここで前提になっているのは、1行が1タスクになるという点です。TaskPaperと異なり、Todo.txtフォーマットにはタスクでない行は存在しません。

ツール(アプリケーション)

根本的にはテキストファイルの閲覧・編集さえできればいいのでなんでもアリですが、専用ツールを挙げると以下のようなものがあります。Mac中心。

コマンドラインインターフェース

他のタスク管理ツールと比較したTodo.txtの特徴として、コマンドラインの活用があります。この場合、ツールをインストールした後、ターミナル等から利用することになります。

実際にやってみると、抽出が異様に速い。基本的にはローカルストレージ内のテキストファイルをいじっているだけなので当然ですが、これはTodo.txtの大きな利点だと言えます。

一方で、日本語とめちゃくちゃ相性悪いのがどうしても気になります。Vimの話でもよく出てくるところですが、日本語入力が終わった後IMEをオフにしないとコマンドが通らないので、けっこう混乱します。

アプリケーション

挙げた中では、TodoTxtMacの出来がよろしい。フルキーボード操作で、IMEオンのままでも動くのでなかなか快適です。最初どうやってファイルの場所を教えればいいのか混乱しましたが、単にFileメニューから開けば良かったようです。

Windowsだとあんまりいいのがなさげですが、まあSublime Textでも出来るし、最悪メモ帳でも何でもいいので、いろいろとやりようはあります。

WindowsではTodo.txt - Task management browser extensionがいいと思います。単独ウインドウでネイティブアプリ的に利用できるし、フルキーボードアクセスで使いごこちもバッチリ。

で、何がいいのか?

速い

速さだけなら明らかにナンバーワン。

簡単にインターフェースを作れる

特に追加。Alfredからとか、IFTTTからとか、その他諸々自動的に追加とか、やれる人はいくらでもやりようがあるでしょう。

コントロール不可能にならない

そもそも大して複雑なことが出来ない上、データ実体がただのテキストファイルなので、ワケわかんなくなったときにまとめ直すのが超簡単です。例えば、あるプロジェクトを他のプロジェクトに合流させるとか、テキストエディタの置換で一発なので。

通知は?

カレンダーとか使え。

まじめな話、基本的に所要時間も実行順もへったくれもないメソッドなので、「誰か」にスケジュール管理してもらいたい勢にはたぶん向かない。

TaskPaperとどっちがいいん?

長所も短所も似たり寄ったりではありますが、以下のような違いがあります。

  • TaskPaper
    • 一枚の紙
    • コンテクスト(タスク管理用語としてのそれではなく普通に文脈)の表現に優れる
    • 一覧性に優れる
    • アプリが高い
  • Todo.txt
    • 行の集合
    • 検索性に優れる
    • 自動的処理に向く
    • ツールが比較的充実している

個人的にはTaskPaperのほうにシンパシーを感じます。

まとめ

なんというか、「実行力」の高い人向けという感じがする。

環境に急かされるのでもなく、難題に立ちすくむのでもなく、動く!とりあえず!あ、アレどこやったっけ!?あった!ガンバルゾー!みたいな。

これくらいシンプルに生きたいなら、このくらいシンプルなメソッドに取り組んでみるのもアリ、なのかもしれない。

普通に普通のタスク管理ツールと併用するのもアリだと思います。「向こうから来る」系のタスクだけカレンダーに入れとくとか。

「データベース系」「タスクリスト系」タスク管理サービスの一覧

最近の記事でデータベース系タスクリスト系という自分用語を連発しているため、とりあえず具体例を挙げてみようと思います。

データベース系

Toodledoが代表的。現在Toodledo利用中。条件は以下のようなもの。基本的にWebサービスです。

  • Web上にデータがある
  • 基本的にあらゆるデバイス(ブラウザ)で同期/アクセスできる
  • サーバー上での自動的処理が可能
    • 通知
    • タスクの繰り返し
    • 条件による絞り込み

該当するサービスは以下のようなものがあります。

  • Toodledo
  • Todoist
  • Wunderlist
  • Any.do
  • Nozbe
  • Remember the milk
  • Google Tasks

Omni Focusも系統としてはここですが、同期できるネイティブアプリであるに過ぎず、ブラウザからアクセスできない=Windowsなどで利用できないため除外します。

タスクリスト系

タスクリスト系というのもうまい表現ではないのですが、TaskPaperをイメージしています。定義が難しいですが、概ね以下のような条件で考えます。基本的にアプリです。

  • タスクリストの編集・並べ替えが容易
  • プレーンテキストであるか、それに近い記述が可能

該当すると考えるアプリ(メソッド?)は以下のようなものがあります。

  • TaskPaper
    • TaskMator
    • Listacular
    • Jot (UpWard)
  • Todo.txt
  • WorkFlowy

iOSアプリに山ほどある買い物リストっぽいやつもここに入れてやるべきなのでしょうが、個人的には構造化とかタグ付けでオーガナイズしたいのでほとんど対象に入りません。

その他(コラボレーション系)

これらに当てはまらないものが何かと考えると、コラボレーション(チームでの運用)を前提にしたものが多いようです。例えばTrelloなど。

考えてみるに、仕事で使うからリマインダーやフォーマットの自由度が必要なく、よって上記の条件を満たさないのでしょう。

「リストのリスト」であるWunderlistと、「単一のツリー」であるWorkFlowy

「単一のツリー」としてのWorkFlowy

以前書きましたが、現在、プロジェクト管理にWorkFlowyを利用しています。

WorkFlowyの長所は軽快な動作とモバイル統合、そして素早い検索などが挙げられます。WorkFlowyはいわゆるアウトラインプロセッサで、アウトラインが一つしか作れない代わりに、Zoom In機能でアウトラインの一部だけを表示でき、さらにスターを付けたページを遷移できるようになっています。

いわば、全体が一つの巨大なツリー構造を成しており、その「枝」が各々のプロジェクトに該当するわけです。

この方式の利点は、串刺し検索が容易な点と、高い一覧性にあります。一方で、ツリーが巨大になってくると、一覧性が高すぎて見通しが悪いことが欠点といえます。「全てを折り畳む(collapse all)」のショートカットがないため、この欠点がますます重大になってきます。

「リストのリスト」としてのWunderlist

中でもWunderlistについては、タスクの暫定的な置き場である受信箱(Inbox)が存在するため、どのプロジェクトにも属さない(所属が決まっていない)タスクを受け止めることができることが利点といえます。対するWorkFlowyでは、特にiOSアプリにおいてスターページの遷移機能がないため、目的の「枝」にたどり着くまでが面倒です。

「ツリー構造」と「リストのリスト」の違い

これは、ツリーとリストという設計思想の違いといえます。

ツリー構造であるWorkFlowyは、タスク同士の関係を柔軟に表現することができ、サブタスクのみを非表示にしたりすることも簡単です。また、タスクの分割/結合が(単なる改行またはバックスペースによって)可能で、いわゆるタスク分解に好適であると言えます。

一方、リストのリストであるWunderlistは、プロジェクトとタスクを明瞭に区分けし、タスクの全体像の把握を容易にします。また、個々のタスクに詳しいメタ情報を付与することもできます。

単に両者の使い分けで考えるなら、WorkFlowyは無料プランだと月間のアイテム数に上限があるとか、Wunderlistでは通知ができるとか明らかな違いがあるのですが、タスクに関する解釈の違いもあるように思います。

つまり、タスクの流れを予定を直線的にこなすものと考えるか、常に変化し続ける思考そのものと考えるかの違いです。TaskPaperのクローンであるTaskMatorは後者に近い設計思想を持っていますが、ZoomとExpand/collapseを前提に設計されているWorkFlowyはより極端に、タスクの追加/実行というより編集を重視しています。

個人的には、抱えているプロジェクトの多くが創作活動やそれにまつわるリサーチに分類できるため、WorkFlowyの設計思想に共感を覚えます。

WorkFlowyの使い方を工夫

要するに、WorkFlowyで「プロジェクトのリスト」を簡単に見ることができれば問題は軽減されるわけです。

そこで、トップレベルのアイテム全てに#projectsのタグを付けてみました

#projectsタグ

これで、#projectsタグをクリック、ないし検索欄に入力することでプロジェクトを一覧でき、管理が大幅に楽になります。

一方で、検討の余地がないタスクについては、ToodledoやWunderlistなど、他のタスク管理システムに転記したほうがよさそうです。

また、中心的なプロジェクトについては、ウインドウを分割して固定表示しておくと便利です。Macなら、WorkFlowyをFluidでネイティブアプリ化してやると、ウインドウ分割が簡単にできます。

WorkFlowy登録リンク

これからお試しになる方、登録はぜひこちらからどうぞ。月間キャパシティが増えて私が喜びます。

要点だけをうまく押さえているTodoist

データベース系タスク管理サービスとしてのTodoist

先日から、「データベース系とタスクリスト系の融合」といったテーマでタスク管理サービスについて検証しています。

データベース系の代表はToodledoです。ここでいうデータベース系とは、Web上に全てのデータを保管し、あらゆるデバイスで同期し、タスクの自動的処理を行えるものという感じです。

ここでいうタスクの自動的処理とは、主に以下のようなことを指します。

  • タスクの通知
  • タスクの繰り返し
  • 条件によるタスクの絞り込み表示

データベース系の弱点として、実際に人間が見るタスクリストが自動生成されたものであるため、柔軟に並べ替えることが難しいということがあり、Toodledo以外のサービスを検討していました。Todoistも、そうした流れの中で触ってみました。

このような観点で見ると、Todoistがかなり要点を押さえたサービスであることが分かります。

Todoistの特長

タスクの手動並べ替えが可能

今回最も重要な点です。Todoistでは、Web版でもiOSアプリでも、タスクを自由に並べ替えることができます。

ただし、タスクに期限が設定されている場合、期限との関係に注意する必要があります。

まず、日を跨いでタスクを動かした場合、期限日を保ったまま並べ替えられるのではなく、期限日が変更されます。

また、期限日が同じで時刻(またはリマインダー)が設定されている場合、時刻の順序が優先されます。また、時刻指定があるタスク群が、時刻指定のないタスク群の上に配置されます。

「日時」と「場所」で受け取れる通知機能

Todoistのリマインダーでは、日時ベースのものは当然として、場所ベースの通知も利用できます。

日時ベースのリマインダーは、毎日送信される日時ベースのものと、指定時刻から一定時間前に送信される時刻ベースのものに分かれます。日付のみを設定したタスクは前者のみ、日付+時刻を設定したタスクは両方の通知が受けられることになります。

場所ベースのリマインダーは、データベース系サービスでも数少ないものです。調べた限りでは、他にToodledoとAny.doのみが利用できます。(後述しますが、無料プランでこれを利用できるのはToodledoのみです。Toodledoえらい。)iOSおよびAndroidアプリが必要です。

なお、ヘルプはモバイルアプリでの通知が受けられないような書き方ですが、iOSアプリの説明を見ると「携帯のプッシュ通知機能で受け取れる」とありますので、大丈夫だと思われます。

「周期」と「間隔」を使い分けられる繰り返し機能

Todoistでは、一般的な「(期間)ごとに実行」という指定の他に、「完了してから(期間)後に実行」という指定ができます。これも利用できるサービスは限られており、他にはToodledoとRemember the milkのみが対応しているようです。

「後」とはつまり「間隔」です。この形の指定をすることで、一定間隔で行うべきタスクを前倒しまたは延期した場合も、適切に管理することができます。

なお、「毎」つまり「周期」ベースの指定では、「月曜日と火曜日」といった曜日ベースの指定や、「毎月末」といった指定も可能で、非常に柔軟だと評価できます。

条件による絞り込みはテキストベース

TodoistはGoogleサービスとの連携が重視されていますが、こんなところにもGoogleっぽさを見て取ることができます。

絞り込み機能はToodledoに比べてシンプルに見えますが、テキストクエリによって柔軟なフィルタリングが可能です。また、フィルターを保存することもできます。

シンプルで見やすいインターフェース

UIデザインを評価されることが多いTodoistですが、確かにこの点では頭ひとつ抜けているように思います。

多くのデバイスへの対応、メールとの統合なども評価できますが、実は軽さが一番の長所であるような気もします。特にWeb版の動作が異常なまでに軽く、非常に快適に利用できます。

このシンプルさと軽さは、テキストベースの入力によって成り立っている面があります。例えば、日時の詳細設定はテキストで行う必要があり、ある程度記述ルールを理解する必要があるかわりに、非常にシンプルなインターフェースを実現しています。

個人的には、ラベル記法と、リンク記法に着目しています。ラベル記法はToodledoでメールによるタスク追加をする際の「プロジェクト」や「コンテキスト」の指定方法に似ています。これがアプリでできないのは理不尽だと感じていました。また、タスクにURLを書き添えることがしばしばあるのですが、リンク記法があれば、これを圧縮して文字数を削減することができます。

ただし、タスク追加に関してはToodledoに劣る面があります。まず、モバイルアプリに、ToodledoでいうQuick Add Taskがない点。このため、タスク追加のためにいちいち画面遷移が起こるのがちとだるい。

もう一つは、上記の点と関係しますが、デフォルト期日が設定できない点です。Toodledoではこれが可能なため、例えばメールでのタスク追加の際に、いちいち期日を設定する手間が省けます。

ただし、プレミアム限定機能が多い

今まで述べたような高度な機能は、ほぼプレミアム専用となっています。ただし、金額自体はこの手のサービスとしては高くはなく、プレミアム前提であればわりとリーズナブルだと思います。

Toodledoと比べると、要点を押さえている

なんでも細かく設定できるToodledoに比べると、融通が利かない代わりに工数削減できる点が多く見受けられます。

例えば、Toodledoではタスクごとに期限の何分前に通知するかを指定しないとリマインダーを受け取ることができないのですが、Todoistでは一律に指定することも可能です。「できる」が「しなきゃいけない」にならないよう、細心の注意が払われていることを感じます。

ただ、並べ替え以外はToodledoでできるのに、プレミアム料金を払うのかという気はします。(サブタスクはToodledoだと有料だが、そもそも要らない)

現状、データベース系サービスの選択肢としては、

  • 並べ替えを諦めてToodledoを使う
  • 繰り返しと場所通知を諦めてWunderlistを使う
  • 料金を払ってTodoistを使う

の3択で迷っている感じです。

あと、繰り返しと未来タスクだけToodledoで管理して日々TaskPaperを使うというのも考えているので、後で書きます。

Wunderlistのタスクリスト生成能力に着目してみる

前回、「Toodledo的」なデータベースから、「TaskPaper的」なタスクリストを生成する、という考えについて述べた。

要するに、Toodledoのタスクリストが見づらいのでなんとかしたいということだ。特に、並べ替えが自由にできないのがつらい。

そこで、Toodledo的なデータベース系タスク管理サービスで、なおかつリストの編集が容易なものを探すという考えが浮上する。

この条件で真っ先に名を挙げるべきはWunderlistだろう。

Wunderlistの特長

Wunderlistはデータベース系サービスであり、よって以下のような特長を持つ。

  • 日付等の条件によるタスク抽出
  • 通知
  • 繰り返し

上記の一般的な特長に加えて、Wunderlistはリストの編集が容易である。

まず、タスクの並べ替えができる。(iOSでは長押し、デスクトップではドラッグ。)単純なことだが、これは非常にうれしい。

実はTodoistとかNozbeでも可能なのだが、いずれも無料プランだと大幅に機能が制限される。それぞれ特有の長所はあるが、この点ではWunderlistで充分である。

さらに、Wunderlistの特長として、Inbox(受信箱)の概念と、GTDでいうプロジェクトにあたる「リスト」の作成が容易であることが挙げられる。

つまり、「なんとなく気になったこと」を暫定的にInboxへ書き出していき、そのうち関連するものをまとめて「リスト」を作成する、といった使い方が可能なのだ。リストはサイドメニューに一覧表示されるため、非常に視認性が高い。

さらに、期日に基づくリストも自動生成されるため、各々のリストに所属するタスクのうち、「今日のタスク」を確認することも容易である。

また、Toodledoとの比較で言うと、通知設定が簡単なのもよい。Toodledoの場合、まず終了時刻を設定し、さらに「終了時刻のどのくらい前に通知するか」を設定しなければならない。一方、Wunderlistの場合は通知時刻を決めるだけである。

繰り返しも通知もでき、さらに視認性の高いリストを生成できる。なかなかよさそうに思える。

繰り返し・通知機能がToodledoに劣る

ただし、Wunderlistの繰り返し機能は、Toodledoに比べると貧弱だ。Toodledoでは「曜日ごと」や「完了日基準の間隔指定」も可能だが、Wunderlistではできない。また、現在地による通知もToodledoの特長だ。Toodledoえらい。

Wunderlistにそこまで不満があるわけではないが、Toodledoの長所は捨て難いものがある。個人的には、プロジェクト管理的な用途はWorkFlowyに任せたいというのもある。Wunderlistは無料でサブタスクの登録も可能なのだが、そもそもタスクを階層化するならアウトラインプロセッサのほうがやりやすい。

あと、しょうもない話なのだが、Wunderlistの和訳が全体的に残念すぎる。機械翻訳みたいな和訳をするくらいなら全部英語のほうがメニューの意味がわかりやすいのだが、強制的に日本語表示になってしまいつらぽよ感がある。いちおうWebで英語を選択したりしてみたのだが、アプリには反映しない。

わっかんねーなー!!!

Wunderlistへの移行は検討するとして、引き続き、タスクデータはToodledoに置きつつ、見やすいタスクリストを生成する方法を検証してゆきたい。